TECNICO DE GESTÃO DE ESCRITORIO

DIMENSÃO DO POSTO Humanas : Relação permanente com todos os colaboradores da filial, principalmente com os diferentes secretariados da filial, prestadores, supervisores de trabalho, permanentes e as outras entidades transversas. Perímetro de actividade : Escritórios, BASE INDUSTRIAL. Gestão : Acções de preparação de chegadas/saídas dos colaboradores , de modo a ser mais eficiente o processo de acolhimento/mudança. Actualização das Matrizes de Ocupação. Seguimento e promoção da manutenção preventiva, correctiva e evolutiva. Acompanhamento os progressos gerais dos trabalhos a serem realizados no perimétro. Seguimento das acções Synergi no perímetro de actividade. Regime de trabalho: 44 horas semanais Horário de Trabalho: De Segunda a Sexta-feira: Das 08H00 às 17H00 Sábado: Das 08H00 às 12h00 ACTIVIDADES Responsabilidades HSE :  Respeitar e assegurar a promoção do referencial HSA do Grupo no seu domínio de actividade e responsabilidades;  Promover e assegurar as boas práticas referentes ao respeito ao meio ambiente em conformidade com a certificação ISO 14001. Actividades:  Apoiar a Coordenadora de Gestão de Escritórios, para boa execução de movimentos (chegadas, saídas e mudanças);  Participar e estar inteirado do plano de ocupação das entidades;  Contactar com os novos colaboradores para preparação e planeamento das chegadas, partidas e mudanças;  Apoiar na coordenação de acções entre as várias áreas envolvidas nas operações de movimento de colaboradores (EXP/SIT/TELECOM/ MOBILIÁRIO);  Manter e actualizar os registos para recepções de recém-chegados;  Executar visitas de pré-afectação de escritórios;  Apoiar na actualização, mensal, do Plano de Ocupação dos Escritórios, chegadas/partidas/movimentos e renovação de escritórios;  Seguimento das avarias/pedidos, apresentados junto do Call Center #70. Actualizar o mapa de pedidos (Kimoce), semanalmente;  Manter uma relação estreita com os permanentes ao serviço no seu perímetro, para resolução eficiente dos problemas;  Apoiar na elaboração, planeamento e organização dos mapas de controlo de gestão do seu perímetro;  Seguimento e actualização do Vigiclê, em coordenação com o Serviço de Métodos;  Seguir as necessidades de saneamento (limpeza de fossas, desinfestações, recolha do lixo, etc.) de modo a garantir que os serviços transversais, estejam a providenciar um préstimo eficaz, no seu perímetro;  Acompanhar os progressos gerais dos trabalhos no seu perímetro, articulando, com o PJO, LOG, MNT e outras áreas transversas;  Apoiar a área de mobiliário de escritórios na actualização das necessidades de mobiliário do seu perímetro;  Coordenação eficaz com a área de mobiliário sobre o padrão de mobiliário e electrodomésticos, a manter ou desenvolver;  Assegurar a formalização da recepção dos trabalhos relativos, ao seu perímetro, em termos de qualidade, prazos e reservas;  Efectuar visitas regulares para promover, a manutenção preventiva, correctiva e evolutiva;  Apoiar nos processos de vistorias e seguimento das necessidades HSE do site, em coordenação com o HSE/SG;  Relação eficaz com as outras entidades, de modo, a prever necessidades;  Seguir junto das entidades um aproveitamento eficiente dos espaços no seu perímetro;  Apoiar o Coordenador da área de Gestão Escritórios na criação de procedimentos, check lists, tabelas de gestão do serviço e difusão de informação. CONTEXTO E AMBIENTE  Desenvolvimento da actividade da filial : entidade dinâmica com significativos movimentos entre postos, chegadas e partidas;  Prazos importantes de aprovisionamento de materiais, móveis e equipamentos diversos. FINALIDADE  Participar na boa coordenação com os RH da filial e as diferentes entidades da Divisão, a fim de garantir o melhor acolhimento dos trabalhadores nas chegadas, partidas e mudanças de posto;  Seguimento diário da manutenção preventiva e correctiva;  Escuta permanente e disponível para com os colaboradores para os orientar relativamente a problemas ligados à manutenção de escritórios (avarias, necessidades de mobiliário, mudanças, entre outros);  Garantir, diariamente, uma eficaz gestão de exploração de escritórios. PERFIL REQUIRIDO  Ensino Médio;  Grande disponibilidade para trabalhar aos fins de semana e feriados sempre que necessário;  Domínio das ferramentas informáticas (acompanhamento de projectos em particular);  Pessoa organizada, reactiva, disponível, de espírito aberto e voluntário;  Excelente relacionamento interpessoal, boa expressão/comunicação escrita e oral;  Ser um bom profissional, ter uma atitude cortês, capacidade de trabalhar interagindo positivamente com os colaboradores;  Capacidade de funcionar de forma independente e de forma enérgica dentro de um ambiente de equipa;  Habilidades de gerir o tempo e capacidade de gerir multitarefas;  Discreta (respeito pela confidencialidade obrigatória);  Capacidades de mediação e negociação;  Bom conhecimento do Grupo (cultura da empresa e interlocutores importantes); Línguas: Português e Francês indispensável, inglês desejável. Status: Residente