SECRETARIA DE DIRECÇÃO

Dimensões do posto O titular do posto deve assegurar um ambiente de trabalho adaptado de assistência indispensável ao bom funcionamento da entidade. Assegura e coordena o trabalho administrativo da entidade. Presta suporte técnico e metodológico à entidade (Plano de acção, Dashboard) Descrição absoluta, inúmeras informações confidenciais a gerir quotidianamente. Actividade HSA : respeitar e garantir a promoção do referencial HSA da filial, no seu domínio de actividade e de responsabilidade. Zelar pelo respeito e promoção das boas práticas em matéria de confidencialidade.  Garantir a eficiência colectiva da entidade: - Assegurar a circulação da informação administrativa e geral  junto dos colaboradores da entidade; - Propor e organizar melhorias no sistema de circulação da informação; - Organizar as reuniões e preparar os dossiers de acordo com a agenda (reservas, confirmações, lembretes, etc); - Redigir a acta das reuniões às quais assiste e compilar planos de acção definidos durante as reuniões; - Seguir e actualizar o plano de actividades e férias dos colaboradores da entidade; - Participar na organização de eventos da entidade;  Apoiar o funcionamento da entidade - Receber os novos colaboradores e coordenar os pedidos de acessos lógicos e físicos; - Coordenar os pedidos de material informático, telecoms e audiovisual da entidade; - Eventual pesquisa de documentos necessários à constituição dos dossiers; - Preparar encomendas de material/consumíveis e acompanhar o avanço das mesmas - Actualizar e fazer a difusão dos Dashboards da entidade (HSE, KPI Produção)  Promover e dar apoio no uso das ferramentas - Promover métodos de trabalho e dar apoio aos colaboradores da entidade na utilização de ferramentais digitais (Workflows, ferramentas para pedidos de material informático, ferramentas para reservas de salas, realização de eventos digitais, Organização de pastas e informação);  Assegurar as tarefas administrativas - Redigir, verificar e controlar os diferentes documentos administrativos: cartas, notas/memorandos, relatórios, ordens de missão, convites, encomendas, etc - Filtrar as chamadas telefónicas (tomar nota das mensagens e reportar), marcar os encontros, acolher e orientar os visitantes; - Assegurar a gestão do correio: verificação, difusão, registo e arquivo; - Gestão do correio confidencial; Contexto Posto que necessita uma coordenação e trabalho transverso constante com diferentes entidades a nível do grupo. Relações com interlocutores de entidades externas: instituições públicas, prestadores de serviços, fornecedores. Finalidade Garantir o funcionamento harmonioso e eficaz da entidade, com um alto nível de rigor, qualidade e seriedade. Garantir a gestão quotidiana do Secretariado da entidade e promover eficazmente boas práticas e o respeito dos valores do Grupo. Perfil Formação: Secretariado / Assistente Executivo ou equivalente; Experiência profissional, de preferência em secretariado e contexto multicultural; Bom conhecimento do Office (Word , Excel, Power Point, Outlook, Teams, Sharepoint, Yammer, One Note, One Drive) Conhecimento do SAP é uma mais valia Boa capacidade de síntese e análise Autonomia Domínio da língua Portuguesa e bom conhecimento de uma língua estrangeira (Francês ou Inglês) Comunicação eficaz e sensibilidade interpessoal – Eficiência – Rigor – Organização - Pontualidade – Assiduidade – Capacidade de organização, de análise e síntese – Sentido de confidencialidade e de Trabalho em equipa Estatuto: Residente